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會議紀要≠會議記錄,做好會議紀要做到這六點

2019-04-15 16:00:47 來源:黨建云
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會議紀要≠會議記錄,做好會議紀要做到這六點

大凡舉辦會議,都必須做好會議記錄和會議紀要,以資備查和對照貫徹落實。但實踐過程中,有的同志對會議紀要的整理工作并不甚了然,不是把會議紀要寫成“會議記錄”,就是把會議紀要寫成簡單的“會議要目”,很難處理好“記錄”與“紀要”的關系。

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  會議是什么?

  會議,從功能上來看,具有制定決策、貫徹政策、統一思想、提高認識、總結經驗、分析問題、研究工作、通報情況、統籌協調、糾正失誤、制定對策、解決問題、提出要求等功能;從種類來看,有決策性會議、總結性會議、部署性會議、座談聯席性會議、宣講性會議、表彰通報或批評性會議、預備性會議等類型;從性質上來看,有專題性會議、有綜合性會議、有法定性會議(如黨委系統的常委會、政府系統的常務會、辦公會等)、有臨時性會議等等。

  大凡舉辦會議,都必須做好會議記錄和會議紀要,以資備查和對照貫徹落實。但實踐過程中,有的同志對會議紀要的整理工作并不甚了然,不是把會議紀要寫成“會議記錄”,就是把會議紀要寫成簡單的“會議要目”,很難處理好“記錄”與“紀要”的關系,所整理的紀要要么是“水分”太大,內容太雜,“眉毛胡子一把抓”;要么是照搬照套會議紀錄,缺乏重點,無法體現會議內涵;要么是簡單行事,點到為止,內容干巴膚淺,達不到會議紀要條理性、約束性、指導性和可操作性等特點要求。

  綜上,要把會議紀要整理得相對得體,合乎規范,就必須在記錄整理時注意把握好以下幾個問題。

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  1、做好事前準備。

  通常情況下,舉辦或召開一次會議,都涉及到會議的組織籌備事宜,包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關背景材料的準備等等。有時候這些工作負責會議記錄或整理紀要者自身會全程或部分參與,有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況,主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關情況,根據會議確定的議題,備齊有關背景資料,掌握會議將要研究的主要問題,以便記錄整理時心中有數、查找方便。

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  2、忠于會議原意。

  記錄是紀要之基,是起草紀要的藍本和依據,因此完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要,首先都必須忠實地記下會議的整個原貌,包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內容要點、會議總結或議定的事項等等;尤其是要認真領會并忠實記錄好主要領導的講話原意,不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務,都要認真落實清楚,原本標記。有時候參加會議的對象較多、內容較廣、議程也較分散,記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項,則應在會后即行予以核實,以免產生貽誤或遺漏。

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  3、把握會議要點。

  會議紀要的精髓在于“要”,準確把握會議的要點是整理會議紀要的關鍵。要掌握會議的要點,又關鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項,也就是要特別注意圍繞主題,從與會者的發言中提煉出會議的觀點、主張和結論。具體要做到“四善于”:一是善于區分出討論性意見和表態性、結論性意見的差別;二是善于抓住主管領導、重點部門或某些權威人士發言的實質;三是善于領會把握和會議主持人的總結性發言;四是善于統合大多數與會者形成共識的意見。可以說,把握了以上四點,就等于把握了會議紀要的基本框架。

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  4、確定紀要形式。

  整理會議紀要絕不是把會議記錄簡單地再抄一遍,而是對會議記錄進行綜合歸納的再加工、細化和提煉的過程,必須集中精力,趁熱打鐵,精雕細刻;既不能把會議涉及的全部情況都事無巨細地全寫上,又不能斷章取義或以偏概全,只寫某個人的意見,而必須圍繞會議宗旨及主要成果來整理、加工、概括。根據會議紀要的特點,其正文的寫法通常有四種,即綜述式、分類式、條款式和摘編式。

  具體視會議內容而定。如果會議只有一項議題,可采用綜述式,即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統一認識和看法、會議決定的事項等綜合在一起,用概述式的方法進行闡述和說明。如果會議規模較大或議題在兩個以上,通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內容依其內在聯系歸納成幾個方面,然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白,可以分條撰寫或加用小標題。如果涉及的事項比較多且相對具體,則小標題下還可以把決定的事項分列成若干條,并逐條說明。涉及重大或重要的會議如座談會、學術研討會等,也會使用摘編式,即將與會者在會上的重要性發言,以摘編摘錄的形式在會議紀要上體現出來。

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  5、加工處理文字。

  一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順,包括兩個方面的工作,一個是根據講話內容劃分不同的部分,讓老秘網讀者看后能夠明確會議紀要的主旨和內容。一般而言,參加會議者的講話基本是一種“即席性”的,有的可能有個講幾部分的書面提綱,有的雖沒有提綱,但事先也會有個“大概講幾塊”的考慮。像這兩種情況,整理時分幾個部分都比較明確。有的則事先沒有提綱,也沒有“講幾塊”的考慮,而是全賴即席發揮,邊想邊講。像這類“即興發揮”、內容較散亂和冗長的,就應予以統攬全篇、劃分內容、合理取舍。再一個工作,就是無論哪一種“即席發揮”,整理時都要將前后交叉、“枝節”重復的內容進行分類合并,讓其各歸其主(即劃歸到各小標題下)、各表其意,使紀要提綱契領、簡明扼要。二是修改。口頭語言與書面語言的最大差別在于前者表達靈活隨意而直白,后者必須嚴謹規范、縝密準確、邏輯分明。因此整理時必須在對記錄稿的大幅度“修改”上下功夫。比如,對“估價”、“探討”之類的話,就要注意“過”;對一般性、常規性的話,就要注意“漏”;對討論性、建議永生的話,就要注意“撿”;對總結類、歸納類的話,則要注意“敲”,使其更為嚴謹。在語言的修改方面,應盡量去除“口語”,代之以規范性的書面語言;在內容的取舍上,要注意用分析、剝離的方法,去掉“虛”的部分,保留“實”的部分,增強可操作性;在秩序安排上,則要注意“要次分明,以主為先”,也就是重要的內容一定要安排在前面,以示突出重點。三是補刪。會議紀要的補刪工作既很重要,也很經常,同時必須堅持原則。從“補”這方面來講,一是補缺,二是延伸。補缺,就是對應講未講、有必要補充的問題,整理時要予以補上去,也可以說是一種“補充回憶”;延伸,就是對講得不夠透徹、容易使人產生誤解的問題,整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化,使之更為合理、充實和完善。從“刪”的方面來講,除了注意刪除前后重復的內容和與議定主題關系不大的內容外,更重要的是要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內容,也可以說是刪去那些多余的話和不可操作性的內容。

  6、用好規范語言。

  會議紀要十分講究表述層次,先寫什么,后寫什么要非常明確,語言要十分規范,要少用修飾詞,不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度,綜合全局的意見,而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達的,如常用的規范語言有“會議聽取了”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調”“會議議定”“會議原則同意”等。此外,由于會議紀要屬于法定公文范疇,所以整理成文后還涉及到會審、簽發、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區別在于一是文末不落款,二是不署日期,三是不繕印。同時使用統一規定的版式,不能以“紅頭文件”代替。這些,都是需要在實際工作中加以注意的。


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